对文档及风险进行分类
确认文档属于公开、内部、机密、受监管、法律特权保护或受客户合同约束的哪一类。移除不必要的个人数据，并确认所使用的具体 DeepL 产品及套餐计划已获批准用于处理此类材料。
翻译功能的选择不等于数据治理决策。在提交敏感文本前，请查阅最新的官方隐私政策和产品条款，并结合您所在组织的内部政策进行评估。
翻译前清理源文件
解决修订标记，移除不应被翻译的隐藏注释，统一标题格式，并确保重要文本未仅嵌入图片中。对于 PDF 文件，检查文本是否可选取，或是否需要使用 OCR（光学字符识别）。
创建未经修改的备份副本以及单独的待翻译副本。这样可以确保源文件的清理工作不会改变原始记录。
使用代表性试点文件进行测试
测试一个简短的文件，其中应包含与完整文档相同的表格、标题、链接、说明文字、术语和格式模式。请在 DeepL 官方支持材料中确认当前支持的格式及套餐限制。
如果试点文件出现阅读顺序错乱或严重的版面丢失，请在处理完整文件之前修复源文件或选择其他提取工作流程。
审查语义准确性
检查姓名、数字、单位、日期、否定词、义务性表述、警告信息、内部链接及领域专用术语。如有现成的术语表或获批术语列表，请与之比对。
对于关键材料，请使用具备资质的目标语言审阅人员进行审核。流畅度可能会掩盖含义错误，因此应对照源文进行审查，而非仅阅读译文。
审查文档结构与版面布局
检查页码顺序、分栏、页眉、页脚、表格、列表、脚注、说明文字、超链接及文本溢出情况。验证图表和截图中的标签是否仍然对应正确。
将版面修复视为一项独立任务，指定专人负责并设定明确的验收标准。即使译文语义准确，如果最终文件难以浏览，也可能无法使用。
审批并保留适当记录
以清晰的版本名称保存未经修改的源文件、待翻译源文件、原始输出结果、审阅意见、修正后的译文以及获批的最终文件。记录最终语言的批准人及批准时间。
将重复出现的修正内容纳入术语表或源文写作指南。这将把单次文档审查转化为更优化的未来工作流程。